Idag börjar vi med en bloggserie om hur man har det bästa möjliga medarbetarsamtalet i 7 steg:
1. Förberedelser
2. Skapa ett bra samtalsklimat
4. Ge högkvalitativ återkoppling
7. Gör en optimal uppföljningsplan
I detta inlägg beskriver vi
Steg 1: Förberedelser.
Fokus: Var klar över målet med samtalet.
Utmaning: Ha en mapp för varje medarbetare som är uppdaterad med fullständig arbetsbeskrivning, anteckningar från medarbetarsamtalen och deras senaste handlingsplan.
- Mål och syfte med samtalet.
Tydliggöra vad ni vill åstadkomma – du kan aldrig i efterhand bestämma om du lyckats med dina medarbetarsamtal eller inte, om du inte innan vet exakt vad du vill uppnå. Därför är det första som du behöver bli klar över är vad företaget och du själv vill få ut av medarbetarsamtalet. Först är det bra att ta reda på vilket resultat du vill ha på gruppnivå, därefter är det också bra om du kan gå ner i detaljerna och titta på varje person i gruppen.
2. Gör en översikt av företagets vision, långsiktiga mål och din avdelnings mål för kommande året.
För att du ska kunna tydliggöra för dina medarbetare vad de ska fokusera sin energi på, är det bra om de kan koppla det till verksamhetens mål och strategier. Ta reda på din verksamhets vision, affärsidé, värderingar och långsiktiga mål (gärna några år fram i tiden).
3. Inbjudan till medarbetaren.
Se till att bjuda in medarbetaren i god tid innan mötet så att hen har tid att förbereda sig.
4. Samla information om medarbetaren.
Information som arbetsbeskrivningen, anteckningar från tidigare medarbetarsamtal och den senaste handlingsplanen kan vara bra att ha med inför samtalet.
5. Förbered återkopplingen till medarbetaren
Innan medarbetarsamtalet är det bra att förbereda återkopplingen till medarbetaren. Förutom att chefen har möjlighet att få medarbetaren att utvecklas i sin roll, är det även viktigt ur ett företagsperspektiv att allas kompetenser nyttjas på bästa möjliga sätt. Återkoppling kan vara svårt att både ge och ta emot, därför är det extra viktigt att vara förberedd och konstruktiv.
Vem gör vad?
För att veta vad du har att spela med och för att du ska kunna ta beslut direkt under utvecklingssamtalet, är det bra om du vet dina befogenheter innan. Var går gränsen för det du kan godkänna själv och det du behöver få godkänt av din chef eller exempelvis HR avdelningen?